Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist ein komplexes Thema. Föderale Strukturen, viele Insellösungen, fehlende Standardisierung und hohe Anforderungen zum Datenschutz sind nicht einfach aufzulösen. Doch erste Erfolge werden sichtbar. Mit der Anwendung GOVERNIKUS von der Governikus GmbH & Co. KG stehen den Verwaltungen der Kommunen, Länder und des Bundes verschiedene digitale Werkzeuge zur Verfügung. „Das Online-Zugangs-Gesetz und der Rahmenvertrag des IT-Planungsrats mit Governikus waren wichtige Errungenschaften in der Verwaltungsdigitalisierung“, sagt Uwe Härtel, Head of Sales für Security & Trusted Services im Bank-Verlag. „Jetzt muss die Digitalisierung konsequent vorangetrieben werden.“ Als Vertrauensdiensteanbieter für Fernsiegel, Fernsignaturen und Zeitstempel steuert der Bank-Verlag „IT-Security made in Germany“ bei.
Die Finanzbranche als Blaupause
Unter anderem mit den Qualifizierten Elektronischen Fernsignaturen und -siegeln des Bank-Verlags greifen Behörden auf bewährte Prozesse aus der Finanzbranche zurück. Mit DATA Sign innerhalb der Anwendung GOVERNIKUS und den digitalen Signaturen und Siegeln des Bank-Verlags können Verwaltungs-Mitarbeitende Dokumente digital signieren oder siegeln. Mitarbeitende können sich je nach Service durch die eID, Notar-Ident oder Video-Ident – auch klassisch über eine Agentin oder einen Agenten – identifizieren. In DATA Sign können sie dann ein Zertifikat oder eine Signatur per Zwei-Faktor-Authentifizierung, z. B. zu einem Bescheid, ausstellen. „Die eID zur Identifizierung und Authentifizierung sollte noch viel stärker promoted werden. In den Behörden besteht noch viel Potenzial“, sagt Härtel.
Die Vorteile: Höchste Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit
Die verschiedenen digitalen Identifizierungsverfahren stellen die Identität des Ausstellers oder der Ausstellerin sicher. Bei der Konzipierung wurde größtmöglichen Wert auf Datenschutz gelegt. So wird beim Bank-Verlag nur der Hash-Wert des zu signierenden oder siegelnden Dokumentes verarbeitet und nie das Dokument selbst. „Das ermöglicht die Nutzung auch in Einsatzbereichen mit höchsten Datenschutzanforderungen“, ergänzt Härtel.
Auch von der Nutzerführung und den bewährten Prozessen aus der Finanzbranche können die Verwaltungen profitieren. „Unser Signierprozess ist so konzipiert, dass er sich unsichtbar innerhalb der DATA Sign-Anwendung einfügt“, sagt Härtel. „Durch eine positive User Experience können Vorbehalte und Hemmschwellen abgebaut und die Bereitschaft, digitale Prozesse zu nutzen, gesteigert werden.“
Die Vorteile im Überblick:
- Kein Medienbruch innerhalb des DATA Sign-Prozesses, keine Verlinkung oder Pop-ups
- Komfort-Signatur: Nutzung einer 30-Minuten-gültigen Session-TAN für mehrere Dokumente
- Mögliche Wiederverwendung von Ident-Daten: Nutzung bestehender Identitätenpools – bereits vielfach bei Bankkunden umgesetzt
Workflow-Management als Booster für Digitalisierung
Um auch externe Unterzeichner einzubinden oder eine Signier-Reihenfolge anzulegen, können Workflow-Management-Systeme helfen. Die Kombination aus Qualifizierten Elektronischen Signaturen und Siegeln in komplexen Prozessen kann z. B. bereits über das Prozess-Tool BV flow abgebildet werden. Die durchgängige Digitalisierung von Prozessen wird die Verwaltungen noch stärker und effizienter machen. Bis dies der Fall ist, ist es jedoch noch ein weiter Weg. In der Finanzwelt etablierte Lösungen könnten hier eine Abkürzung darstellen.
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Zur Person
 | Uwe Härtel, Head of Sales Security & Trusted Services, Bank-Verlag |