Best Practice für die Digitalisierung
9. April 2025
Die öffentliche Verwaltung muss ihre Prozesse digitalisieren, und zwar schnell. Bewährte Prozesse aus der Finanzbranche können eine Blaupause sein.
Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist ein komplexes Thema. Föderale Strukturen, viele Insellösungen, fehlende Standardisierung und hohe Anforderungen zum Datenschutz sind nicht einfach aufzulösen. Doch erste Erfolge werden sichtbar. Mit der Anwendung GOVERNIKUS von der Governikus GmbH & Co. KG stehen den Verwaltungen der Kommunen, Länder und des Bundes verschiedene digitale Werkzeuge zur Verfügung.
Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist ein komplexes Thema. Föderale Strukturen, viele Insellösungen, fehlende Standardisierung und hohe Anforderungen zum Datenschutz sind nicht einfach aufzulösen. Doch erste Erfolge werden sichtbar. Mit der Anwendung GOVERNIKUS von der Governikus GmbH & Co. KG stehen den Verwaltungen der Kommunen, Länder und des Bundes verschiedene digitale Werkzeuge zur Verfügung.
„Das Online-Zugangs-Gesetz und der Rahmenvertrag des IT-Planungsrats mit Governikus waren wichtige Errungenschaften in der Verwaltungsdigitalisierung“, sagt Uwe Härtel, Head of Sales für Security & Trusted Services im Bank-Verlag. „Jetzt muss die Digitalisierung konsequent vorangetrieben werden.“ Als Vertrauensdiensteanbieter für Fernsiegel, Fernsignaturen und Zeitstempel steuert der Bank-Verlag „IT-Security made in Germany“ bei.
Die Finanzbranche als Blaupause
Unter anderem mit den Qualifizierten Elektronischen Fernsignaturen und -siegeln des Bank-Verlags greifen Behörden auf bewährte Prozesse aus der Finanzbranche zurück. Mit DATA Sign innerhalb der Anwendung GOVERNIKUS und den digitalen Signaturen und Siegeln des Bank-Verlags können Verwaltungs-Mitarbeitende Dokumente digital signieren oder siegeln. Mitarbeitende können sich je nach Service durch die eID, Notar-Ident oder Video-Ident – auch klassisch über eine Agentin oder einen Agenten – identifizieren. In DATA Sign können sie dann ein Zertifikat oder eine Signatur per Zwei-Faktor-Authentifizierung, z. B. zu einem Bescheid, ausstellen. „Die eID zur Identifizierung und Authentifizierung sollte noch viel stärker promoted werden. In den Behörden besteht noch viel Potenzial“, sagt Härtel.
Die Vorteile: Höchste Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit
Die verschiedenen digitalen Identifizierungsverfahren stellen die Identität des Ausstellers oder der Ausstellerin sicher. Bei der Konzipierung wurde größtmöglichen Wert auf Datenschutz gelegt. So wird beim Bank-Verlag nur der Hash-Wert des zu signierenden oder siegelnden Dokumentes verarbeitet und nie das Dokument selbst. „Das ermöglicht die Nutzung auch in Einsatzbereichen mit höchsten Datenschutzanforderungen“, ergänzt Härtel.
Auch von der Nutzerführung und den bewährten Prozessen aus der Finanzbranche können die Verwaltungen profitieren. „Unser Signierprozess ist so konzipiert, dass er sich unsichtbar innerhalb der DATA Sign-Anwendung einfügt“, sagt Härtel. „Durch eine positive User Experience können Vorbehalte und Hemmschwellen abgebaut und die Bereitschaft, digitale Prozesse zu nutzen, gesteigert werden.“
„Das Online-Zugangs-Gesetz und der Rahmenvertrag des IT-Planungsrats mit Governikus waren wichtige Errungenschaften in der Verwaltungsdigitalisierung“, sagt Uwe Härtel, Head of Sales für Security & Trusted Services im Bank-Verlag. „Jetzt muss die Digitalisierung konsequent vorangetrieben werden.“ Als Vertrauensdiensteanbieter für Fernsiegel, Fernsignaturen und Zeitstempel steuert der Bank-Verlag „IT-Security made in Germany“ bei.
Die Finanzbranche als Blaupause
Unter anderem mit den Qualifizierten Elektronischen Fernsignaturen und -siegeln des Bank-Verlags greifen Behörden auf bewährte Prozesse aus der Finanzbranche zurück. Mit DATA Sign innerhalb der Anwendung GOVERNIKUS und den digitalen Signaturen und Siegeln des Bank-Verlags können Verwaltungs-Mitarbeitende Dokumente digital signieren oder siegeln. Mitarbeitende können sich je nach Service durch die eID, Notar-Ident oder Video-Ident – auch klassisch über eine Agentin oder einen Agenten – identifizieren. In DATA Sign können sie dann ein Zertifikat oder eine Signatur per Zwei-Faktor-Authentifizierung, z. B. zu einem Bescheid, ausstellen. „Die eID zur Identifizierung und Authentifizierung sollte noch viel stärker promoted werden. In den Behörden besteht noch viel Potenzial“, sagt Härtel.
Die Vorteile: Höchste Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit
Die verschiedenen digitalen Identifizierungsverfahren stellen die Identität des Ausstellers oder der Ausstellerin sicher. Bei der Konzipierung wurde größtmöglichen Wert auf Datenschutz gelegt. So wird beim Bank-Verlag nur der Hash-Wert des zu signierenden oder siegelnden Dokumentes verarbeitet und nie das Dokument selbst. „Das ermöglicht die Nutzung auch in Einsatzbereichen mit höchsten Datenschutzanforderungen“, ergänzt Härtel.
Auch von der Nutzerführung und den bewährten Prozessen aus der Finanzbranche können die Verwaltungen profitieren. „Unser Signierprozess ist so konzipiert, dass er sich unsichtbar innerhalb der DATA Sign-Anwendung einfügt“, sagt Härtel. „Durch eine positive User Experience können Vorbehalte und Hemmschwellen abgebaut und die Bereitschaft, digitale Prozesse zu nutzen, gesteigert werden.“
Die Vorteile im Überblick
Kein Medienbruch
Innerhalb des DATA Sign-Prozesses, keine Verlinkung oder Pop-ups
Komfort-Signatur
Nutzung einer 30-Minuten-gültigen Session-TAN für mehrere Dokumente
Mögliche Wiederverwendung von Ident-Daten
Nutzung bestehender Identitätenpools – bereits vielfach bei Bankkunden umgesetzt
Die Vorteile im Überblick
Kein Medienbruch
Innerhalb des DATA Sign-Prozesses, keine Verlinkung oder Pop-ups
Komfort-Signatur
Nutzung einer 30-Minuten-gültigen Session-TAN für mehrere Dokumente
Mögliche Wiederverwendung von Ident-Daten
Nutzung bestehender Identitätenpools – bereits vielfach bei Bankkunden umgesetzt
Workflow-Management als Booster für Digitalisierung
Um auch externe Unterzeichner einzubinden oder eine Signier-Reihenfolge anzulegen, können Workflow-Management-Systeme helfen. Die Kombination aus Qualifizierten Elektronischen Signaturen und Siegeln in komplexen Prozessen kann z. B. bereits über das Prozess-Tool BV flow abgebildet werden. Die durchgängige Digitalisierung von Prozessen wird die Verwaltungen noch stärker und effizienter machen. Bis dies der Fall ist, ist es jedoch noch ein weiter Weg. In der Finanzwelt etablierte Lösungen könnten hier eine Abkürzung darstellen.
Kundenbindung durch Kundenzufriedenheit
In den Fokus rückt dabei zuallererst ein schnellerer Onboarding-Prozess für Neukund:innen. Dank der elektronischen Identität (eID) können sie ein Konto schnell und einfach ohne Medienbruch eröffnen. Doch auch in der Filiale können Bankmitarbeitende Kundendaten aus der Wallet auslesen und so die Legitimitätsprüfung effizienter durchführen. Schnelleres Onboarding bedeutet geringere Kosten für die Kundenakquise und den Personaleinsatz.
Auch interessant für Banken: Mithilfe der EUDI-Wallet lassen sich Services besser personalisieren und bequemer umsetzen. Diana Campar erläuterte, dass die Ident-Daten für die Personalisierung von Sicherheitsverfahren und Zahlungsmitteln reichen, wie zum Beispiel eine TAN-App oder eine digitale Kredit- oder Girokarte. Diese sind personen- und gerätegebunden. Um sie zu aktivieren, müssen Kund:innen also identifiziert und authentifiziert werden. Kann die Bank hier auf die Daten aus der Wallet zugreifen, wird der Prozess für Kund:innen komfortabler. Und Kund:innen, die passendere Angebote vorfinden, sind in der Regel zufriedener und binden sich länger an ihre Bank.
Datenqualität, Kontrolle und Sicherheit
Ein weiterer wichtiger Aspekt liegt im Bereich Compliance. Die EUDI-Wallet unterstützt Banken dabei, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, indem sie Identitätsdaten sicher und transparent verwaltet. Das ist besonders im Hinblick auf Geldwäschebekämpfung (Anti Money Laundering, AML) und Terrorismusfinanzierung (Counter-Financing of Terrorism, CFT) relevant. Mit der Nutzung der Wallet verfügen Banken über die notwendigen Informationen, um verdächtige Aktivitäten erkennen und melden zu können.
Nicht zuletzt sollte die Wallet dazu führen, die Datenqualität von Finanzdienstleistern zu verbessern. Über die Wallet wird zudem ein Datenaustausch über Finanzdienstleister hinweg möglich – sofern die Nutzer zustimmen. Sie sind die Entscheidungsträger und sollen mit der EUDI-Wallet die Kontrolle über ihre Daten zurückgewinnen.
Workflow-Management als Booster für Digitalisierung
Um auch externe Unterzeichner einzubinden oder eine Signier-Reihenfolge anzulegen, können Workflow-Management-Systeme helfen. Die Kombination aus Qualifizierten Elektronischen Signaturen und Siegeln in komplexen Prozessen kann z. B. bereits über das Prozess-Tool BV flow abgebildet werden. Die durchgängige Digitalisierung von Prozessen wird die Verwaltungen noch stärker und effizienter machen. Bis dies der Fall ist, ist es jedoch noch ein weiter Weg. In der Finanzwelt etablierte Lösungen könnten hier eine Abkürzung darstellen.
Kundenbindung durch Kundenzufriedenheit
In den Fokus rückt dabei zuallererst ein schnellerer Onboarding-Prozess für Neukund:innen. Dank der elektronischen Identität (eID) können sie ein Konto schnell und einfach ohne Medienbruch eröffnen. Doch auch in der Filiale können Bankmitarbeitende Kundendaten aus der Wallet auslesen und so die Legitimitätsprüfung effizienter durchführen. Schnelleres Onboarding bedeutet geringere Kosten für die Kundenakquise und den Personaleinsatz.
Auch interessant für Banken: Mithilfe der EUDI-Wallet lassen sich Services besser personalisieren und bequemer umsetzen. Diana Campar erläuterte, dass die Ident-Daten für die Personalisierung von Sicherheitsverfahren und Zahlungsmitteln reichen, wie zum Beispiel eine TAN-App oder eine digitale Kredit- oder Girokarte. Diese sind personen- und gerätegebunden. Um sie zu aktivieren, müssen Kund:innen also identifiziert und authentifiziert werden. Kann die Bank hier auf die Daten aus der Wallet zugreifen, wird der Prozess für Kund:innen komfortabler. Und Kund:innen, die passendere Angebote vorfinden, sind in der Regel zufriedener und binden sich länger an ihre Bank.
Datenqualität, Kontrolle und Sicherheit
Ein weiterer wichtiger Aspekt liegt im Bereich Compliance. Die EUDI-Wallet unterstützt Banken dabei, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, indem sie Identitätsdaten sicher und transparent verwaltet. Das ist besonders im Hinblick auf Geldwäschebekämpfung (Anti Money Laundering, AML) und Terrorismusfinanzierung (Counter-Financing of Terrorism, CFT) relevant. Mit der Nutzung der Wallet verfügen Banken über die notwendigen Informationen, um verdächtige Aktivitäten erkennen und melden zu können.
Nicht zuletzt sollte die Wallet dazu führen, die Datenqualität von Finanzdienstleistern zu verbessern. Über die Wallet wird zudem ein Datenaustausch über Finanzdienstleister hinweg möglich – sofern die Nutzer zustimmen. Sie sind die Entscheidungsträger und sollen mit der EUDI-Wallet die Kontrolle über ihre Daten zurückgewinnen.
Zur Person
Uwe Härtel
Head of Sales Security & Trusted Services, Bank-Verlag
ist seit April 2023 beim Bank-Verlag verantwortlich für den Vertrieb des Security & Trusted Services Portfolios. Sein besonderer Fokus liegt auf der Erschließung des großen Potenzials für die Vertrauensdienste im Bereich der öffentlichen Verwaltung.
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